オンラインイベント企画のコツ

4月からオンラインイベントを始めて、これまで大規模なものも含めてかなりの回数をこなしてきたことで、だいぶコツも掴めてきました。

そんな中、イベントを開催したい方からのコンサルティングのご相談もちょこちょこといただくようになってきましたが、特に向こう側にさらにクライアントさんがいるような商業的なイベントだと、イメージするところと実際の乖離が大きくなってきているような気がしています。

今回、ちょっとしたご質問をいただいて回答したのですが、いいご質問だったので許可をいただいて公開することにしました。

オンラインイベントを開催する場合、配信プラットフォームは何がベストなのか

今のところ、Zoomミーティング＋YouTube配信がベストプラクティスかと思います。現在開催しているオープンソースカンファレンス、その他のイベントはこの組み合わせでやっています。

直接、YouTube配信を行う方法も考えられますが、その場合参加者との双方向性は薄れてしまうところはあります。

配信用機材として必要なものは

Zoom自体がソフトウェア・ビデオミキサーとして活用できているので、特別な機材は必要ありません。マイク、Webカメラ、配信用PCが必要です。

場合によっては、もう少し良いカメラ、照明、背景、配信用のハードウェア・ビデオミキサーなども必要かも知れません。こだわり始めるとキリがない、半ば趣味の世界です。

通信環境が安定した撮影・配信用スタジオを探す方法は

今のところ、安全を考慮して完全リモートで開催しているので、登壇者は各人自宅やオフィスから繋いでもらっているため、スタジオを使用していません。

イベントによっては見た目を重視する必要があるかもしれず、その場合には照明などをきちんとやる必要がありそうなので、人数規模など考えた上で場所を探す必要がありそうです。

このようなリアルタイム配信イベントで事故が起こるとしたら、何が原因でどんなことが起こるのか

一番は配信しているサービスが停止して配信ができなくなること。最近は減りましたが、夏前ぐらいのイベントでは立て続けに発生しました。基本的にこのようなことが起きること、参加者にもその旨を伝えておくこと、発生した場合、別のチャンネルで状況を伝えられるようにしておくことが重要です。

その他、配信用PCのハングアップ、回線遮断などがありますが、即座に切り替えができるものでもないので、ダウンタイムを織り込んで対応時間を準備する必要があります。

また、完全ライブにこだわるのかどうか。事前収録の形を取り、録画をライブ配信、登壇者もチャットで会話する、というやり方もお勧めしたいところです。

その他、気をつけるべきことは

最低限の配信をするところで8割方目的は達成できますが、残りの2割のクオリティを求めると同じ以上のコストがかかります。クライアントさんにある程度割り切ってもらう方が最終的にはバランスのいい配信が行えるので、1回きりの配信に全力を傾けるより、継続的に配信をしていく、録画をアーカイブして繰り返し見てもらうなど、従来のイベントとは違うやり方であることをきちんと提案、理解してもらう方が良いです。

あとはどこまでいってもコンテンツなので、登壇される方の方向性、意識合わせも大事です。

質問と回答は以上です。私はどちらかというと現実主義で60点程度でもいいから長く続けることを旨としているので、イベントで一発打ち上げ花火を上げたい場合にはフィットしないと思います。ただ、やはりイベントは続けてなんぼと、16年間、200回近く全国でイベントをやってきた身としては愚考するわけです。

参考になれば幸いです。